届いたメールを分類、整理したい
フォルダを作成する
自分宛に届いたメールはほおって置けば「受信トレイ」「Inbox」といったひとつの保存場所にためられていきます。誰から来たものであっても次から次に蓄積されます。たくさんメールが来るようになると、これを何とか分類して整理できないものかという衝動に駆られます。とくに、選んで保存しておきたいものがあるとそう思います。保存する必要のないものも、捨ててもいいとは思うのですが、やっぱりせっかくもらったのにもったいないと思ってしまいます。
そこで、登場するのがフォルダというものです。ほとんどのソフトでは、「仕事」「友人」「趣味」などといった自分の好きな名前で、フォルダという入れ物が作れます。到着したメールは、それを選んでおいて移動のメニューから行き先を選ぶだけで移動したり、ドラッグして入れておきたいフォルダ上でドロップすれば移動します。とくに、メーリングリストやメール新聞・雑誌といったものは、毎週や毎月といったぐあいに来てすぐたまるので、種類別にわけておきたいものです。
「重要」とか「至急返事必要」「暇なとき読もう」といったフォルダを作るのもいいですし、「2005年9月」といった月別の整理方法をやってみるのもいいでしょう。多くのソフトでは、送信する人が重要かそうでないかの優先度を設定できるようにもなっていますから、これを利用するのもいいでしょう。分類も万能ではないので、工夫をしないといけません。職場の同僚の場合、友人かなあ？と悩んでしまうことが起きたりします。
以前に来たメールを探しだす
さらに、あまりフォルダを作りすぎると分類が大変になります。そのうち分類基準表をエクセルで作らなければならないなんてことが起こりかねません。細かく分けると後で探しやすいというメリットがあると思うかもしれませんが、多くのソフトには検索機能がついているので、過去のメールも簡単に探せるのです。
メールの差出人（From:）、件名（Subject:）、本文、日時（Date:）、宛先（To:）などに含まれている言葉で検索が可能です。たとえば、誰かから来たメールだけを表示させるということできますから、とくに個人別のフォルダがなくても探すことができます。
また、検索しなくても、さまざまな条件でメールを並べ替えることができます。日付順は当然ですが、差出人別などもできるので、お目当ての人からきたあるメールというのも探せます。
自動的に分類させる
フォルダで分類するときに一番面倒なのが、到着したメールを１つ１つフォルダに移動させる作業です。タイトルや差出人で決まった言葉が入っているものなら、どこのフォルダに入れるものかすぐわかります。こんな作業は、人間様がやらなくても命令すればパソコンにもわかるので、やらせないとコンピュータの意味がないというものです。自動振り分けとかフィルタなどと呼ばれ、Outlook Expressは「メールルール」で設定します。
検索の時と同じで、メールの差出人（From:）、件名（Subject:）などに含まれるさまざまな言葉を用いて分類できます。たとえば、受信したメールのアドレスに「yamada」が含まれていた場合に「山田さん」というフォルダに移動させるという設定ができます。このように設定しておけば、パソコンでメールを受信したときに自動的にフォルダに分類されていきます。あとは分類先のフォルダの中のメールをチェックします。
また、これを受信したメールだけでなく、送信したメールにもおこなえるソフトもあります。たとえば送信先ごとにフォルダで分類するということができます。さらに、すでにいろいろなフォルダにたまっているメールを、あらたな設定を行うことで分類し直す機能が用意されているものもあります。
返事を忘れないようにする
自動振り分けも便利なのですが、到着したメールが自動でフォルダにたまるので、到着メールのある全部のフォルダを１つ１つチェックしなければなりません。これが意外と読まなくなる原因にもなるのです。件名と差出人から判断して「まあいいや」と思っていると実は重要な内容で後の祭りということにもなりかねません。
やはり、到着したメールはなるべく全部その日のうちに１度は開きたいものです。開き忘れないためには、開いていない未開封のメールの印をちゃんと把握することです。また、未開封メールだけを表示することもできるので、その機能を使いましょう。
そして、返事を忘れないようにするには、すぐ書くことです。しかし即答しかねるものについてはしょうがありません。こういう場合を想定して、多くのメールソフトでは、受け取ったメールにさまざまな印を付けられるようになっています。また、重要度や優先度を設定したりもできます。たとえば、Eudora Proでは自分で前もって好きなラベルをつくることができて、たとえば「絶対返事しないとまずい」というラベルも付けられます。自分で判断してそのメールへの対応方法を決めておけて、それが一目でわかるようにできるのです。いろいろ工夫できると思うので、このような機能を使いこなせば、返事を忘れたりすることもないでしょう。
